Voor een bepaalde strikt gelimiteerde groep personeelsleden dienen de instellingen zelf in de loop van de maand januari een aanvraagformulier voor een vakbondspremie uit te reiken. Het betreft hier dus niet de personeelsleden die rechtstreeks betaald worden door het Agentschap voor Onderwijsdiensten; zij ontvangen later het aanvraagformulier rechtstreeks vanwege dit agentschap.